Generalmente è piuttosto complicato cambiare i processi aziendali in modo veloce ed immediato. I processi aziendali infatti coinvolgono strumenti (sia di tipo hardware, che di tipo software) e persone, ed entrambi gli elementi devono essere sufficientemente agili e veloci per adeguarsi ai nuovi processi: più veloce è l’adeguamento degli strumenti ed il cambiamento delle modalità di lavoro delle persone, più diventa veloce il cambiamento del processo stesso. Come si fa quindi a far fronte ad un cambiamento così repentino come quello resosi necessario dal 09 Marzo 2020? Nel nostro caso, avere già i processi avviati con l’idea del “lavora dove vuoi”, ha aiutato a far fronte a quest’emergenza.
Telelavoro, lavoro agile, lavoro remoto
Di modalità di lavoro diverse dal tradizionale (quello per intenderci presso un ufficio, un reparto produttivo, un’officina, un laboratorio) ne lessi, ormai 25 anni fa, nel libro “LA STRADA CHE PORTA A DOMANI di Bill Gates“. Nel libro, Bill Gates descriveva uno scenario del prossimo futuro fatto di case domotiche, frigoriferi che avrebbero fatto la spesa, servizi interconnessi, acquisti on line. Bene, quel futuro è proprio l’attuale presente e in quel futuro ipotizzato era descritto anche come sarebbe stato il nostro modo di vivere e lavorare. Si perché vivere e lavorare sono due parole strettamente legate tra di loro: chi non ha mai pensato all’espressione “vivere per lavorare o lavorare per vivere”? Quanto sono importanti le relazioni sociali stabilite grazie al lavoro? Quanto si intreccia la vita privata con la vita lavorativa? Non è forse, in certi casi, così grande la passione che ci si mette nel proprio lavoro tanto che di fatto rende la vita, per così dire “vissuta”? Non è oggetto di questo articolo dare risposte a queste domande, tuttavia farci queste domande, ci aiuta a riflettere su alcuni aspetti che rendono il lavoro “remoto” diverso dal lavoro “on site”.
Dematerializzazione e digitalizzazione
Come descritto nel libro, Bill Gates immaginava un mondo interconnesso, persone, oggetti, elettrodomestici, veicoli interconnessi; quell’immaginazione è la realtà del nostro tempo ed è proprio l’interconnessione che rende quello che un tempo poteva essere solo ipotizzato in una realtà tangibile e presente. L’interconnessione e lo scambio veloce di informazioni è alla base del processo di dematerializzazione e di digitalizzazione dei processi, rendere infatti l’informazione sempre disponibile, a qualunque orario in qualunque luogo, è fondamentale per essere pronti ad un cambio inaspettato delle modalità di esecuzione dei processi nell’ambito lavorativo.
Si perché la prima versione “dell’antivirus” che abbiamo dovuto “installare” (perdonate la banale similitudine con l’ambito informatico!), è stato il “distanziamento fisico”, distanziamento sociale personalmente non lo ritengo il termine corretto visto che socialmente, utilizzando gli strumenti tecnologici attuali, non siamo dovuti rimanere distanti e proprio grazie a questa tecnologia, il distanziamento fisico è stato meno doloroso grazie al mondo interconnesso nel quale viviamo; ci siamo pertanto trovati a vivere solo di “relazioni digitali” e non più di relazioni fisiche, relazioni fisiche che sono una componente importante della modalità di lavoro “on site”.
La nostra esperienza
E’ doveroso premettere che, per l’ambito operativo in cui lavoriamo, è stato facile per noi essere già pronti; il nostro lavoro infatti consiste nel creare prodotti e servizi digitali, che per definizione non sono materiali e non hanno quindi bisogno di una componente fisica, tangibile durante il processo produttivo. Tanto doverosa è la premessa, tanto non è scontato che gli strumenti ed i processi che utilizzavamo già con il lavoro “tradizionale”, siano largamente applicati. Si perché, ancor prima di ritrovarci in questa situazione di crisi sanitaria, il nostro lavoro quotidiano era già supportato da:
- Centralino telefonico virtuale
- Strumenti di collaborazione e messaggistica
- Intranet aziendale
- Strumenti per lo sviluppo del codice
- Coordinamento collaboratori remoto
- Lavoro remoto
- Servizi nel cloud
Centralino telefonico virtuale
La comunicazione telefonica con i nostri uffici, avviene attraverso un centralino telefonico virtuale integrato con Microsoft Teams. Tale strumento ci permette di delocalizzare la comunicazione con la postazione di lavoro, di fatto, ovunque sia presente una connessione ad internet, chiamando il numero telefonico pubblico o l’interno specifico.
Strumenti di collaborazione e messaggistica
Oltre alla classica posta elettronica, disponiamo di Microsoft Teams anche per la messaggistica tra collaboratori, la condivisione di idee e la pianificazione di riunioni, oltre all’organizzazione di conference call collaborative, per le riunioni. Durante il lockdown, abbiamo discusso ed approvato il bilancio grazie a questo strumento.
Intranet aziendale
Tutti i documenti creati sono disponibili in una intranet aziendale Microsoft Sharepoint, integrata in Office365 ed in tutti i relativi servizi: One Drive, Excel on Line, Word on line, Microsoft Teams ecc…
Strumenti per lo sviluppo del codice
Utilizziamo un’istanza privata di Gitlab per la gestione dei progetti di sviluppo software, fondamentale per condividere il codice sorgente per lo sviluppo condiviso di più persone del team. Oltre alla gestione del codice, Gitlab è utilizzato per l’automazione della pubblicazione dei prodotti digitali negli ambienti di test e di produzione. Viene inoltre utilizzato con i clienti per condividere richieste, commentarle e gestirne lo stato di avanzamento.
Coordinamento collaboratori
Abbiamo fatto tesoro delle modalità di gestione e di coordinamento di collaboratori e progetti remotamente che ci hanno aiutato in passato a lavorare per far fronte a picchi di lavoro improvvisi.
Lavoro remoto
Abbiamo esperienza di lavoro commissionato remotamente, con clienti che, come si suol dire, “non abbiamo visto in faccia” sia per progetti nuovi che per manutenzione ed interventi su progetti preesistenti e proprio durante quest’emergenza, abbiamo lavorato su progetti di clienti extra nazione.
Servizi nel cloud
Last but not least, ogni nostro strumento è ospitato nel cloud, sia nella nostra server farm di prossimità sia nel cloud di Microsoft Azure, fondamentale per poter rendere disponibili tali servizi sempre e ovunque.
Come premesso, il nostro ambito lavorativo ha reso tutto questo più facile, tuttavia parte di queste competenze ed esperienze, sono state fornite anche ai clienti che si sono affidati a noi nel corso degli anni. Grazie infatti ai servizi di consulenza ed allo sviluppo di strumenti nativi nel cloud, abbiamo fatto in modo di rendere, se non completamente, almeno in parte, già pronte anche realtà che necessariamente hanno bisogno di una presenza fisica per la creazione dei propri prodotti.